Quy trình xử lý đơn hàng

Tổng quan

Một đơn hàng sẽ trải qua các bước xử lý sau:

1. Tiếp nhận xe (Tạo đơn hàng)
2. Cập nhật thông tin đơn hàng (danh sách dịch vụ, phụ tùng)
3. Gửi báo giá cho khách hàng
4. Khách hàng xác nhận báo giá
5. Thực hiện công việc sửa chữa
6. Xác nhận hoàn thành đơn hàng

1. Tiếp nhận xe (Tạo đơn hàng)

Khi khách hàng đến cửa hàng, nhân viên tiếp nhận (có thể gọi là cố vấn dịch vụ) sẽ tạo một đơn hàng mới trên hệ thống. Đơn hàng sẽ chứa các thông tin cơ bản của khách hàng, xe và nội dung sữa chữa của khách hàng.

Sau khi tạo đơn hàng, trạng thái của đơn hàng sẽ là Chờ báo giá (màu cam).

Xem Quy trình tạo đơn hàng mới

2. Cập nhật thông tin đơn hàng

Sau khi tạo đơn hàng, nhân viên tiếp nhận sẽ cập nhật các thông tin khác của đơn hàng như danh sách dịch vụ, phụ tùng cần thay thế, kỹ thuật viên phụ trách.

Sau khi cập nhật thông tin, trạng thái của đơn hàng sẽ là Chờ xác nhận (màu vàng).

Xem Quy trình cập nhật thông tin đơn hàng

3. Gửi báo giá cho khách hàng

Có 2 cách gửi báo giá cho khách hàng:

Cách 1: In báo giá và trực tiếp đưa cho khách hàng

Mở trang Danh sách đơn hàng, click vào cột trạng thái của đơn cần gửi, chọn In báo giá.

Cách 2: Gửi báo giá qua email, SMS hoặc ứng dụng chat (Khuyên dùng)

Mở trang Danh sách đơn hàng, click vào cột trạng thái của đơn cần gửi, chọn Copy link. Phần mềm sẽ tạo một link đến trang chi tiết đơn hàng, tại đó khách hàng có thể xem toàn bộ thông tin cần thiết của đơn hàng để ra quyết định.

Ghi chú:

Đường link được copy là đường link không cần đăng nhập, tức là ai có link cũng có thể đọc được nội dung đơn hàng. Mỗi đơn hàng sẽ có 1 link hoàn toàn khác nhau, khách hàng của đơn này không thể xem được đơn của khách hàng khác.

Đối với các đơn hàng có yêu cầu thanh toán trước, anh/chị điền số tiền vào ô Yêu cầu thanh toán trước, sau đó bấm nút Lưu ở bên phải để xác nhận.

Lời khuyên:

Lịch sử ô tô khuyến nghị quý anh/chị sử dụng cách 2 nhằm tiết kiệm giấy mực và bảo vệ môi trường.

4. Khách hàng xác nhận báo giá

Sau khi được sự đồng ý từ khách hàng, chúng ta sẽ bấm Xác nhận báo giá, trạng thái đơn hàng sau đó sẽ thành Đang xử lý (màu xanh dương)

5. Thực hiện công việc sửa chữa

6. Xác nhận hoàn thành đơn hàng

Sau khi đã hoàn thành sửa chữa, để ghi nhận số tiền khách đã thanh toán, anh chị điền số tiền vào ô Số tiền đã thanh toán, sau đó bấm Lưu.

Để hoàn thành đơn hàng, anh/chị bấm nút Hoàn thành đơn hàng. Trạng thái đơn hàng sau đó sẽ được cập nhật thành Hoàn thành (màu xanh lá).

Ghi chú:

Nếu đơn được cập nhật Hoàn thành mà số tiền đã thanh toán nhỏ hơn tổng tiền của đơn thì đơn đó được xem là đang nợ và sẽ tính vào tổng công nợ của garage.